Terms & Conditions (ROI) UJAMAA ASBL / Sunday Vacations

Last updated: 09/12/25

Welcome to Sunday Vacations, a travel & social community operated by UJAMAA ASBL, registered in Belgium under company number 0475.052.055, with registered address in Brussels.

By joining Sunday Vacations, participating in events, accessing our online groups, or purchasing a membership, you agree to these Terms & Conditions.

If you do not agree with any part of these Terms, you should not participate in our activities or use our website.

1. Nature of the Organisation

Sunday Vacations is operated by UJAMAA ASBL, a Belgian non-profit association.

Activities are organised within the informal social and community framework of the association.
Our mission is to bring people together through hikes, cultural activities, social events, day trips, weekend escapes, and international travel experiences.

Sunday Vacations primarily operates as a community-based coordination and social platform. Certain travel-related services may be provided directly by independent third-party providers.
We coordinate community-based activities; external services (transport, accommodation, guides, insurance, etc.) are performed by independent third-party providers.

Participation in Sunday Vacations activities is primarily intended for members of the community and forms part of the association’s social, cultural and community-building activities.

Many Sunday Vacations organisers and coordinators act as volunteers or community facilitators within the framework of the ASBL.

2. Membership

We offer several membership tiers (Explorer, Voyager, Ambassador).
Memberships:

Are valid for one year from the date of payment
Are non-refundable, except where required by law
Provide community access and benefits described on our website
May be updated or modified at any time (changes do not affect current paid memberships)

Membership does not constitute a commercial contract for package travel or a consumer subscription service.
It supports the ASBL and the logistics behind event coordination.

3. Event Participation

By joining an event, you acknowledge:

You are responsible for your own safety, personal belongings, and physical condition
Outdoor activities (hiking, walking, sports, etc.) involve risks
You must follow instructions from Sunday Vacations organisers
You must behave respectfully and follow the Code of Conduct
Organisers may refuse participation or remove participants whose behaviour is unsafe, disrespectful, or disruptive
We reserve the right to modify, postpone, or cancel an event due to weather conditions, safety concerns, operational constraints, or insufficient registrations.

If an event is cancelled, we will offer:

A full refund of the organising fee
OR transfer to another event

This excludes costs paid directly to third parties (transport, hotels, tickets, etc.), which follow their own refund policies.

Participants remain responsible for complying with all applicable laws, local regulations, and entry requirements in the countries visited.

4. Payments & Organising Fees

Organising fees cover:

Planning & coordination
Reservations & communication
Group management
Administration
Operational support for the ASBL

They do not cover transportation, meals, accommodation, tickets, or personal expenses unless stated otherwise.

All payments must be made before participating in an event.
Unpaid fees may result in automatic removal from the participant list.

5. Cancellations by Participants

Cancellation rules depend on the type of activity:

Free mixers in Brussels

No cancellation fee.

Local events in Belgium (with organising fee)

Organising fees are non-refundable, except if:

- The organiser cancels the event

- You find a replacement participant

- The Terms specifically mention a flexible policy

Trips outside Belgium

For transportation, hotels, guides, etc., the partner’s cancellation policy applies. Sunday Vacations does not refund costs paid to external providers.

6. Travel & Insurance

Participants are responsible for:

Valid travel documents (passport, visa, ID)
Health coverage
Travel insurance (recommended for all events, mandatory for international trips)

Sunday Vacations does not provide insurance and cannot be held responsible for medical costs, lost items, or travel disruptions.

7. Liability Waiver

By participating in any event, you agree that:

Participation is voluntary
You assume all risks associated with the activity
Sunday Vacations / UJAMAA ASBL are not liable for injuries, accidents, theft, delays, cancellations, or damages caused by you or third parties, except in cases of gross negligence or where liability cannot legally be excluded under Belgian law.
Participants are responsible for ensuring that they are physically and medically fit to participate in the chosen activity.
Sunday Vacations / UJAMAA ASBL shall not be held responsible for cancellations, delays, modifications or disruptions caused by force majeure events beyond its reasonable control.
Participants under 18 years old may only participate with prior approval and under the responsibility of a parent or legal guardian.

8. Behaviour & Community Rules

Participants must follow our Code of Conduct, which includes:

Respect for all participants
No harassment, discrimination, or aggression
No behaviour that endangers others
No spamming or unsolicited promotions

Organisers may remove participants who violate these rules, without refund.

9. Use of Photos & Videos

During events, organisers or participants may take photos or videos.
By participating, you grant Sunday Vacations permission to use non-sensitive group images for community communication and promotional purposes (website, Meetup, WhatsApp, Instagram, etc.).

If you prefer not to appear in photos, inform an organiser at the event and we will respect your request.

You may also ask us to remove a photo from our platforms at any time.

10. Privacy & Data Protection

We process personal data in accordance with the applicable Belgian and European data protection legislation (GDPR).
For details, please read our Privacy Policy.

We store only the information necessary for:

Membership management
Communication
Event coordination
Safety and emergency purposes

Data is never sold to third parties.

11. External Partners & Third-Party Services

Where applicable, participants contract directly with the relevant third-party provider for transport, accommodation, excursions, tickets or other travel-related services.
Sunday Vacations is not responsible for:

Delays
Service cancellations
Pricing errors
Quality of external services
Changes to itineraries
Accidents caused by third-party providers

Their terms & conditions apply separately.

Carpooling arrangements are private agreements between participants. Sunday Vacations does not act as a transport operator.

12. Modifications to These Terms

UJAMAA ASBL may update these Terms & Conditions at any time.
We encourage members to review them periodically.

Continued participation in events constitutes acceptance of any updates.

13. Contact Information

For questions about these terms, contact us:

📧 info@sundayvacations.com
📞 +32 483 464 569

These Terms & Conditions are governed by Belgian law. Any dispute shall fall under the jurisdiction of the competent courts of Brussels.

FR:

Dernière mise à jour : 09/12/25

1. Nature de l’organisation

Sunday Vacations est exploité par UJAMAA ASBL, une association sans but lucratif belge.

Les activités sont organisées dans le cadre social, communautaire et informel de l’association.

Notre mission est de rassembler les personnes à travers des randonnées, activités culturelles, événements sociaux, excursions d’une journée, escapades de week-end et expériences de voyage internationales.

Sunday Vacations fonctionne principalement comme une plateforme communautaire, sociale et de coordination. Certains services liés au voyage peuvent être fournis directement par des prestataires tiers indépendants.

Nous coordonnons des activités communautaires ; les services externes (transport, hébergement, guides, assurances, etc.) sont assurés par des prestataires tiers indépendants.

La participation aux activités Sunday Vacations est principalement destinée aux membres de la communauté et s’inscrit dans les activités sociales, culturelles et communautaires de l’association.

De nombreux organisateurs, coordinateurs et facilitateurs communautaires de Sunday Vacations agissent en tant que volontaires dans le cadre de l’ASBL.

2. Adhésion

Nous proposons plusieurs niveaux d’adhésion (Explorer, Voyager, Ambassador).

Les adhésions :

sont valables pendant un an à compter de la date de paiement ;
ne sont pas remboursables, sauf lorsque la loi l’exige ;
donnent accès à la communauté et aux avantages décrits sur notre site internet ;
peuvent être modifiées ou mises à jour à tout moment (sans effet sur les adhésions déjà payées).

L’adhésion ne constitue ni un contrat commercial de voyage à forfait ni un abonnement commercial de service aux consommateurs.

Elle soutient l’ASBL et la logistique liée à la coordination des événements.

3. Participation aux événements

En rejoignant un événement, vous reconnaissez que :

vous êtes responsable de votre propre sécurité, de vos effets personnels et de votre condition physique ;
les activités de plein air (randonnée, marche, sport, etc.) comportent des risques ;
vous devez suivre les instructions des organisateurs Sunday Vacations ;
vous devez adopter un comportement respectueux et suivre le Code de conduite ;
les organisateurs peuvent refuser une participation ou exclure des participants dont le comportement est dangereux, irrespectueux ou perturbateur.

Nous nous réservons le droit de modifier, reporter ou annuler un événement en raison des conditions météorologiques, de préoccupations de sécurité, de contraintes opérationnelles ou d’un nombre insuffisant d’inscriptions.

En cas d’annulation d’un événement, nous proposerons :

un remboursement complet des frais d’organisation ;
OU un transfert vers un autre événement.

Cela exclut les frais payés directement à des tiers (transport, hôtels, billets, etc.), qui restent soumis à leurs propres politiques de remboursement.

Les participants restent responsables du respect de toutes les lois applicables, réglementations locales et conditions d’entrée dans les pays visités.

4. Paiements et frais d’organisation

Les frais d’organisation couvrent :

la planification et la coordination ;
les réservations et la communication ;
la gestion du groupe ;
l’administration ;
le soutien opérationnel de l’ASBL.

Ils ne couvrent pas le transport, les repas, l’hébergement, les billets ou les dépenses personnelles, sauf indication contraire.

Tous les paiements doivent être effectués avant la participation à un événement.

Les frais impayés peuvent entraîner le retrait automatique de la liste des participants.

5. Annulations par les participants

Les règles d’annulation dépendent du type d’activité :

Rencontres gratuites à Bruxelles

Aucun frais d’annulation.

Événements locaux en Belgique (avec frais d’organisation)

Les frais d’organisation ne sont pas remboursables, sauf si :

l’organisateur annule l’événement ;
vous trouvez un participant remplaçant ;
les Conditions prévoient explicitement une politique flexible.

Voyages en dehors de la Belgique

Pour le transport, les hôtels, les guides, etc., la politique d’annulation du partenaire concerné s’applique.

Sunday Vacations ne rembourse pas les frais payés à des prestataires externes.

6. Voyage et assurances

Les participants sont responsables :

de disposer de documents de voyage valides (passeport, visa, carte d’identité) ;
de leur couverture santé ;
de leur assurance voyage (recommandée pour tous les événements et obligatoire pour les voyages internationaux).

Sunday Vacations ne fournit pas d’assurance et ne peut être tenu responsable des frais médicaux, objets perdus ou perturbations de voyage.

7. Décharge de responsabilité

En participant à un événement, vous acceptez que :

la participation soit volontaire ;
vous assumiez tous les risques liés à l’activité.

Sunday Vacations / UJAMAA ASBL ne peuvent être tenus responsables des blessures, accidents, vols, retards, annulations ou dommages causés par vous-même ou par des tiers, sauf en cas de faute lourde ou lorsque la responsabilité ne peut légalement être exclue en vertu du droit belge.

Les participants sont responsables de s’assurer qu’ils sont physiquement et médicalement aptes à participer à l’activité choisie.

Sunday Vacations / UJAMAA ASBL ne peuvent être tenus responsables des annulations, retards, modifications ou perturbations causés par des événements de force majeure indépendants de leur volonté raisonnable.

Les participants de moins de 18 ans ne peuvent participer qu’avec autorisation préalable et sous la responsabilité d’un parent ou représentant légal.

8. Comportement et règles communautaires

Les participants doivent respecter notre Code de conduite, comprenant notamment :

le respect de tous les participants ;
l’absence de harcèlement, discrimination ou agressivité ;
l’interdiction de tout comportement mettant autrui en danger ;
l’interdiction du spam ou des promotions non sollicitées.

Les organisateurs peuvent exclure des participants qui enfreignent ces règles, sans remboursement.

9. Utilisation des photos et vidéos

Lors des événements, les organisateurs ou participants peuvent prendre des photos ou vidéos.

En participant, vous autorisez Sunday Vacations à utiliser des images de groupe non sensibles à des fins de communication communautaire et de promotion (site internet, Meetup, WhatsApp, Instagram, etc.).

Si vous préférez ne pas apparaître sur des photos, informez-en un organisateur lors de l’événement et nous respecterons votre demande.

Vous pouvez également nous demander à tout moment de retirer une photo de nos plateformes.

10. Vie privée et protection des données

Nous traitons les données personnelles conformément à la législation belge et européenne applicable en matière de protection des données (RGPD).

Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.

Nous conservons uniquement les informations nécessaires à :

la gestion des adhésions ;
la communication ;
la coordination des événements ;
la sécurité et les situations d’urgence.

Les données ne sont jamais vendues à des tiers.

11. Partenaires externes et services tiers

Lorsque cela est applicable, les participants contractent directement avec le prestataire tiers concerné pour le transport, l’hébergement, les excursions, les billets ou tout autre service lié au voyage.

Sunday Vacations n’est pas responsable :

des retards ;
des annulations de services ;
des erreurs de prix ;
de la qualité des services externes ;
des modifications d’itinéraires ;
des accidents causés par des prestataires tiers.

Leurs propres conditions générales s’appliquent séparément.

Les arrangements de covoiturage constituent des accords privés entre participants. Sunday Vacations n’agit pas en tant qu’opérateur de transport.

12. Modifications des présentes Conditions

UJAMAA ASBL peut mettre à jour les présentes Conditions générales à tout moment.

Nous encourageons les membres à les consulter régulièrement.

La participation continue aux événements constitue une acceptation des éventuelles mises à jour.

13. Coordonnées de contact

Pour toute question concernant les présentes Conditions :